Svatba v Praze ze zahraničí: jak ji naplánovat

Většina párů, se kterými pracuji, plánuje svatbu v Praze z jiné země — z Londýna, New Yorku, Tel Avivu, Kyjeva, Berlína nebo Vídně. Není to výjimka, je to běžný případ. Má ale svá pravidla: co udělat včas, kolikrát přijet, jak se domlouvat s dodavateli, které jste viděli jen na videohovoru, a co se dá opravdu vyřídit na dálku. V tomto článku je to, co obvykle párům vysvětluji na první konzultaci.

Proč se Praha hodí pro svatbu ze zahraničí

Praha leží uprostřed Evropy a právě to ji dělá pohodlnou pro hosty z různých zemí. Přímé lety jsou z většiny velkých evropských měst, z Velké Británie i z Izraele; z USA se obvykle letí s jedním přestupem. Páry ji ale volí i z dalších důvodů:

• Kompaktní centrum. Obřad, focení i hostina mohou být v docházkové vzdálenosti. Hosté nepotřebují auto — stačí taxi a MHD.
• Výběr míst. Zámky, zahrady, paláce, terasy nad řekou, restaurace s vlastním dvorem — přehled jsem sepsala v článku kde se vzít v Praze.
• Čtyři jazyky. Pracuji česky, anglicky, ukrajinsky a rusky. Na svatbě s hosty ze tří zemí to znamená, že každý dostane informace v jazyce, kterému rozumí.
• Hosté si z toho udělají výlet. Pro mnohé je to první návštěva Prahy, takže se svatební víkend promění v malou dovolenou.

Realistický harmonogram: 12–18 měsíců

Ze zahraničí trvá všechno o něco déle, než se zdá: nemůžete si „skočit“ prohlédnout místo ani zajít na matriku s dotazem. Proto doporučuji plánovat v tomto pořadí:

• 12–18 měsíců před svatbou — termín a místo. Oblíbená místa na soboty od května do září bývají zadaná rok i více dopředu. Nejdřív termín, pak dvě tři kandidátská místa, pak rezervace.
• Hned po rezervaci — doklady. Je to nejdelší a nejméně předvídatelný proces, protože dokumenty potřebují překlady a apostily a každá země má své lhůty. Co přesně a v jakém pořadí potřebujete, jsem sepsala v samostatném článku o dokladech — tady to nebudu opakovat, jen dodám: začněte dřív, než se vám chce.
• 6–9 měsíců — klíčoví dodavatelé. Fotograf, catering nebo restaurace, hudba, florista. V tomto období je také nejlepší naplánovat návštěvu Prahy.
• 3 měsíce — detaily dne. Harmonogram svatebního dne, zasedací pořádek, transfery, finální menu, informace pro hosty.
• Poslední měsíc — potvrzení. Konečný počet hostů, poslední platby a opakovaná kontrola časů a adres s každým dodavatelem.

S kratším časem to jde také — jen se bude vybírat z toho, co je volné, a ne z toho, co se vám líbí nejvíc.

Kolikrát do Prahy přijet

Jedna návštěva většině párů stačí. Dvě jsou pohodlné. Víc podle mé zkušenosti není potřeba, pokud je na místě někdo, kdo všechno kontroluje za vás. Nejlepší chvíle pro návštěvu je, když je termín pevný a kandidátská místa jsou dvě tři: pak se za jeden den dá všechno vidět i rozhodnout.

Co stihnout v den návštěvy:

• Projít místo s jeho manažerem: kde bude obřad, kde hostina, kde hosté čekají, kam se schovat před deštěm
• Ochutnávka menu — videohovorem ji těžko nahradíte
• Zkouška účesu a líčení, pokud už máte vybranou stylistku
• Setkání s fotografem nebo floristou, pokud chcete člověka poznat naživo
• Projít trasu budoucího focení — zjistíte, kolik času opravdu zabere

Co se v klidu vyřídí na dálku:

• Seznámení s dodavateli a probrání konceptu — videohovor
• Výběr dekorace a květin — podle moodboardů a fotek z předchozích svateb
• Schválení menu, harmonogramu a zasedacího pořádku — ve sdíleném dokumentu
• Podpis smluv — elektronicky; platby — bankovním převodem

Druhá návštěva, pokud je, často splývá s příjezdem na samotnou svatbu: přiletíte tři čtyři dny před termínem a během nich se sejdeme s dodavateli, projdeme harmonogram a nacvičíme obřad.

Dodavatelé: jak s nimi pracovat ze zahraničí

Většina českých dodavatelů, se kterými pracuji, komunikuje anglicky. Smlouvy, faktury a podmínky jsou ale často česky a nepříjemná překvapení se schovávají právě v detailech. Na co si dát pozor:

• Znění smlouvy. Co přesně cena zahrnuje, kolik hodin práce, co se děje s přesčasy, podmínky zrušení a přesunu. Někdo musí český text pečlivě přečíst — obvykle to dělám já.
• Zálohy a platby. Obvykle v korunách nebo eurech, bankovním převodem. Z EU jde o SEPA převod, odjinud o SWIFT — počítejte s několika dny na připsání a s poplatkem banky.
• Instagram není důvod k rezervaci. Požádejte o jednu celou svatbu, ne o deset nejlepších záběrů. Zeptejte se, co se stane, když dodavatel onemocní.
• Jeden komunikační kanál. E-mail nebo jeden společný chat, kde jsou všechny dohody písemně. „Domluvili jsme se po telefonu“ si za půl roku nikdo nevybaví.

Logistika hostů

Pro vaše hosty je to také cesta do zahraničí a informace potřebují dřív, než byste čekali.

• Zablokujte pokoje v jednom dvou hotelech poblíž místa. Hotely obvykle drží blok do určitého data, po kterém se nevyužité pokoje vrací do prodeje.
• Pošlete uvítací zprávu nebo stránku několik měsíců předem: jak se dostat z letiště, adresy, dress code, plán víkendu, kontakt na koordinátorku. Sepsala jsem hotového průvodce pro hosty svatby v Praze — stačí ho přeposlat.
• Transfer v den svatby, pokud je místo mimo město. V centru stačí taxi, ale skupinu čtyřiceti lidí je lepší vézt autobusem.
• Jedna kontaktní osoba pro hosty na místě — ne vy. V den svatby nechcete řešit telefonáty o ztraceném deštníku.

Rozpočet v jiné měně

Počítáte v librách, dolarech, šekelech nebo hřivnách a faktury chodí v korunách a eurech. Za rok až rok a půl se kurz pohne a je to reálná položka, kterou je snadné přehlédnout.

• Veďte rozpočet v měně, kterou platíte, a přidejte sloupec v domácí měně pro orientaci
• Počítejte s rezervou několika procent na pohyb kurzu a bankovní poplatky
• Velké platby plánujte dopředu, abyste nikdy nepřeváděli narychlo v nevhodnou chvíli
• Strukturu nákladů a z čeho se celková částka skládá jsem rozebrala v článku o ceně svatby v Praze

Časová pásma a rytmus komunikace

Londýn je od Prahy hodinu, Izrael hodinu, východní pobřeží USA šest. Nic z toho není problém, pokud máte rytmus. Obvykle navrhuji tento:

• Týdenní hovor v pevný čas — 30–40 minut, kdy projdeme stav věcí a rozhodnutí na další týden
• Jeden sdílený dokument — rozpočet, harmonogram, seznam dodavatelů se stavem, seznam hostů. Jeden zdroj pravdy místo dvaceti chatů
• Naléhavé věci zprávou, všechno ostatní počká na hovor. Nebudete tak rok žít ve svatebním chatu
• Rozhodnutí písemně hned po hovoru — krátkým shrnutím

Co dělá koordinátorka, když jste v zahraničí

Nejjednodušeji řečeno: jsem vaše oči, ruce a hlas v Praze. O tom, co dělá svatební koordinátorka obecně, jsem psala zvlášť; pro pár v zahraničí je nejdůležitější tohle:

• Jedu na místo a dívám se na něj vašima očima: kde bude stát slavobrána, jestli je z vzdálených stolů vidět parket, kam půjde déšť
• Scházím se s dodavateli osobně a ověřuji, že slib z Instagramu odpovídá skutečnosti
• Čtu smlouvy v češtině a vyjasňuji formulace před podpisem
• Přebírám zásilky — dekorace, tiskoviny, dárky pro hosty — a uchovávám je do svatebního dne
• V samotný den řídím harmonogram, vedu dodavatele a řeším problémy dřív, než se o nich dozvíte

Právě pro páry, které plánují ze zahraničí, nabízím kompletní koordinaci: od hledání místa po posledního hosta nastupujícího do taxíku.

Časté chyby při plánování ze zahraničí

• Rezervovat dodavatele jen podle Instagramu. Krásný profil nezaručuje ani dochvilnost, ani plán B.
• Podcenit čas na doklady. Překlady, apostily, žádosti na úřadech ve dvou zemích — to jsou týdny, ne dny.
• Mlčet až do posledního týdne. Hosté, kteří nevědí, jak se dostat na místo a kde bydlet, vám začnou psát v tu nejhorší chvíli.
• Nemít plán B na počasí. Každý venkovní obřad potřebuje variantu pod střechou, domluvenou předem.
• Chtít všechno vyřešit za jednu cestu. Jeden den je na prohlídku a rozhodnutí — ne na ochutnávku, zkoušku účesu, pět schůzek a procházku městem najednou.
• Počítat rozpočet v domácí měně bez rezervy. Kurz nestojí na místě.

Na závěr

Svatba v Praze z jiné země není hrdinský výkon, ale projekt s jasnou strukturou. Všechno, co vyžaduje fyzickou přítomnost, se vejde do jedné dvou návštěv; všechno ostatní se dělá z domova, v čase, který vám vyhovuje, s člověkem, který je na místě. Většina mých párů vidí své místo podruhé až v den svatby — a to je v pořádku, pokud byla předtím odvedena všechna práce.

Pokud jste ve fázi „chtěli bychom Prahu, ale nevíme, kde začít“ — přesně tam začíná každý. Napište mi a projdeme váš případ: termín, vaši zemi, počet hostů a co se dá udělat už tento týden.